Un acta notarial no la redacta el cliente: la redacta el notario. Lo que sí conviene llevar preparado es qué hecho exactamente se quiere que quede constatado y para qué se va a usar después, porque de eso depende qué tipo de acta corresponde y si servirá o no para lo que se pretende.
Esta guía es el catálogo práctico: qué tipos hay, para qué sirve cada uno, cómo se pide y qué cuesta. Si lo que buscas es entender qué es un acta y qué prueba exactamente frente a una escritura, empieza por qué es un acta notarial y qué prueba realmente.
Antes de nada: qué prueba un acta y qué no
Se lee mucho que un acta notarial tiene «valor probatorio incontestable». No es exacto y conviene entender el matiz antes de encargar una.
Según el artículo 1218 del Código Civil y el artículo 319 de la LEC, el documento público hace prueba plena del hecho que motiva su otorgamiento, de la fecha y de la identidad de quienes comparecen. Nada más. En un acta de presencia, el notario da fe de lo que él mismo percibe, y eso sí es difícilmente discutible. En un acta de manifestaciones, en cambio, solo prueba que alguien dijo aquello, no que sea verdad. El notario no investiga ni comprueba lo declarado.
De ahí que la pregunta importante al pedir un acta no sea «¿tiene validez?», sino «¿qué es exactamente lo que va a quedar acreditado?».
Acta o escritura: no son lo mismo
El artículo 144 del Reglamento Notarial traza la línea: las escrituras recogen declaraciones de voluntad y negocios jurídicos —comprar, donar, testar, constituir una sociedad—; las actas recogen hechos. Comprar una casa es una escritura. Dejar constancia de que el día 3 la obra del vecino había reventado tu pared es un acta.
Tipos de acta y para qué sirve cada uno
Acta de presencia (arts. 199 y 200)
El notario se persona y da fe de lo que percibe por sus sentidos. Es la más potente en términos de prueba, porque lo que consta lo ha visto él.
Usos habituales: estado de una obra o de daños, entrega de llaves, apertura de una caja de seguridad, comprobación de existencias, celebración de una junta, un sorteo o una prueba de un producto.
Acta de constatación de contenidos en internet
Es una modalidad de acta de presencia y hoy una de las más pedidas. El notario accede a una web, un perfil de redes sociales o un correo electrónico y deja constancia de qué contenido había en esa dirección, ese día y a esa hora. Sirve porque en internet el contenido se borra o se edita, y una captura de pantalla propia no prueba gran cosa.
Se usa para reclamaciones por injurias o reseñas falsas, competencia desleal, incumplimientos de condiciones publicadas, y en propiedad intelectual.
Acta de notificación y requerimiento (art. 202)
El notario comunica algo a alguien de forma fehaciente. La notificación solo informa; el requerimiento además intima a hacer o dejar de hacer algo. Queda constancia de qué se comunicó, a quién, cuándo y qué respondió el destinatario.
Usos: reclamar una deuda antes de demandar, exigir a un inquilino el pago o la salida, ejercitar un derecho sujeto a plazo, o el requerimiento del artículo 1005 del Código Civil para que un heredero se pronuncie sobre la herencia en treinta días naturales.
Acta de manifestaciones
Recoge lo que una persona declara ante el notario. Insistimos en el alcance: acredita que la declaración se hizo, en esa fecha y por esa persona. Nada sobre su veracidad. Lo desarrollamos en qué es un acta de manifestaciones.
Acta de notoriedad (art. 209)
Aquí el notario sí hace algo más: comprueba y declara notorios determinados hechos, tras practicar las pruebas que estime necesarias. La más conocida es la declaración de herederos abintestato, que requiere dos testigos y un plazo de veinte días hábiles.
Acta de depósito
El notario recibe en custodia un objeto o un documento y deja constancia de qué es, en qué estado y quién lo entrega. Se usa para llaves, muestras, códigos fuente, garantías y bases de concursos.
Acta de remisión de documentos por correo
Acredita el contenido de lo que se envía y la fecha de envío. Es la diferencia con un burofax, que acredita el contenido según el operador postal: aquí el notario da fe de qué texto exacto salió y cuándo.
Acta de protocolización
Incorpora un documento al protocolo notarial para que quede bajo custodia permanente y puedan expedirse copias. Es el trámite del testamento ológrafo y del cerrado.
Acta de transparencia material
La impone la Ley 5/2019 antes de firmar un préstamo hipotecario, es gratuita y sin ella el préstamo no puede autorizarse. La explicamos en el acta de transparencia en una hipoteca.
Cómo se pide, paso a paso
- Llamas o pasas por la notaría y explicas el hecho que quieres acreditar y para qué lo necesitas. Este paso importa más de lo que parece: el notario te dirá qué tipo de acta encaja y, sobre todo, si lo que pretendes acreditar puede acreditarse.
- Aportas tu identificación y los datos necesarios: dirección donde debe personarse, datos del destinatario de un requerimiento, URL a constatar.
- Se fija la fecha. En las actas de presencia hay desplazamiento del notario, así que hay que cuadrar agenda. En las urgentes conviene decirlo desde el principio.
- El notario redacta y autoriza. Describe los hechos de forma objetiva, sin juicios de valor, y firma. En las actas de presencia no hace falta que firme nadie más: el requirente firma la rogación inicial.
- Recoges la copia. El original queda en el protocolo. Lo que sale de la notaría es una copia autorizada.
Requisitos
El artículo 198 exige que quien lo pide tenga interés legítimo en el hecho y que la actuación sea lícita. El notario puede y debe denegar su intervención cuando el acta pretenda amparar algo contrario a la ley, invadir la intimidad o el domicilio de un tercero sin consentimiento, o servir a un fin manifiestamente abusivo.
Qué cuesta
Aquí hay que corregir otro tópico: el notario no fija una tarifa según la complejidad. Los honorarios están reglados por el RD 1426/1989 y son idénticos en cualquier notaría de España. Pedir presupuestos para comparar precios no sirve de nada.
La mayoría de las actas son documentos sin cuantía, así que lo que mueve el importe es:
- El número de folios del acta.
- Si hay desplazamiento del notario fuera de su despacho, que tiene su propia partida en el arancel.
- Las copias que solicites.
- El IVA.
Puedes hacer una estimación con nuestra calculadora de aranceles notariales. Las actas están, en general, entre los documentos más económicos del catálogo notarial.
Preguntas frecuentes
¿Puedo redactar yo el acta y llevarla escrita?
No. La redacción corresponde al notario, que es quien da fe. Sí conviene llevar por escrito los datos y el detalle de lo que quieres que se haga constar, sobre todo si es técnico o si hay muchos elementos que describir.
¿Qué pasa si el acta contiene un error?
Los errores materiales —un número mal, un nombre mal escrito— se corrigen mediante una diligencia de subsanación extendida por el propio notario. Lo que no existe es un procedimiento para «impugnar el acta y emitir una nueva versión»: si lo que se discute es que el notario faltó a la verdad, eso se ventila por la vía judicial, con las consecuencias penales de la falsedad en documento público, y es extraordinariamente infrecuente.
¿El notario comprueba que lo que declaro es cierto?
No, salvo en las actas de notoriedad, donde sí practica pruebas. En un acta de manifestaciones el notario recoge tu declaración sin verificarla, y así consta. En un acta de presencia da fe de lo que percibe él, no de lo que le cuentan.
¿Puede el notario entrar en una propiedad privada?
Solo con el consentimiento de quien tenga derecho a permitirlo. Si es tu vivienda o tu local, sí. Si es del vecino, no puede acceder sin su permiso: en ese caso el acta se limitará a lo constatable desde fuera o desde tu propiedad.
¿Cuánto tarda?
Un acta de manifestaciones o de constatación de una web puede hacerse en el día. Una de presencia depende del desplazamiento. Un requerimiento requiere además el tiempo de la notificación al destinatario y de su eventual respuesta. Y una declaración de herederos tiene un plazo legal de veinte días hábiles.
¿Sirve un acta como prueba en un juicio?
Sí, y es una de sus finalidades principales: preconstituir prueba de un hecho que después será difícil de acreditar. Con el alcance que hemos explicado: prueba plena del hecho, la fecha y la identidad; no de la veracidad de lo que alguien declaró.
Sobre la figura del notario en general —qué hace, qué cobra y quién elige la notaría— tenemos una guía aparte: qué es un notario y cómo elegir el tuyo.
Un documento emparentado pero distinto: si lo que necesitas es que alguien te represente en un procedimiento judicial, eso no es un acta sino una escritura de poder. Los tipos y sus facultades, en poder para pleitos.
¿Necesitas dejar constancia de un hecho?
Lo más útil es contarlo antes: según qué quieras acreditar y para qué, corresponde un tipo de acta u otro, y a veces conviene actuar rápido porque el hecho desaparece. En Notaría en Sevilla te decimos qué acta encaja en tu caso y qué va a quedar acreditado exactamente.
