Antes de nada conviene deshacer una confusión que arrastran casi todas las guías sobre este tema: el testamento y la declaración de herederos son dos documentos distintos, y nunca coexisten para la misma herencia.
- Si el fallecido hizo testamento, lo que necesitas es una copia autorizada del testamento.
- Si no lo hizo, hay que tramitar una declaración de herederos abintestato, y lo que se pide después es copia de esa acta.
Saber en cuál de los dos casos estás no es cuestión de suponerlo: se comprueba con un documento concreto.
El punto de partida: el certificado de últimas voluntades
El certificado de actos de última voluntad lo expide el Ministerio de Justicia y dice dos cosas: si el fallecido otorgó testamento y, en caso afirmativo, ante qué notario y en qué fecha.
Ese certificado es la llave de todo lo demás. Sin él ninguna notaría te va a expedir una copia, y tampoco puedes iniciar una declaración de herederos. Puedes ver cómo obtenerlo en nuestra guía sobre dónde pedir el certificado de últimas voluntades.
Qué es exactamente la declaración de herederos
Cuando no hay testamento, la declaración de herederos determina quiénes son los llamados por ley a la herencia. Desde la Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria se tramita íntegramente ante notario, y se formaliza en un acta de notoriedad, no en una escritura.
Es un matiz que importa a la hora de pedir copias, porque se solicita al notario que autorizó el acta, no a un juzgado ni al Registro Civil.
Qué notario es competente
Puede tramitarla el notario del último domicilio o residencia habitual del fallecido, el del lugar del fallecimiento, o el del lugar donde estuviera la mayor parte de su patrimonio. También cabe acudir a un notario de un distrito colindante. Quien la solicita puede elegir entre esas opciones.
Quién puede promoverla
Los descendientes, los ascendientes, el cónyuge o la persona unida por análoga relación de afectividad, y los parientes colaterales. El notario valora en cada caso el interés legítimo de quien la pide.
Cuánto tarda
Hay un plazo legal de espera: deben transcurrir al menos veinte días hábiles desde el requerimiento inicial antes de que el acta pueda cerrarse. Si además se publican anuncios, hay que sumar el mes de plazo para posibles comparecencias. Intervienen dos testigos que declaran sobre los hechos.
Conviene saberlo porque mucha gente acude a la notaría pensando que sale con el papel el mismo día. El detalle completo del trámite está en la guía sobre la declaración de herederos.
Quién puede pedir una copia: el secreto del protocolo
Esta es la parte que más gente desconoce. El protocolo notarial es secreto. La regla general es que si no eres otorgante del documento, en principio no puedes obtener copia.
Pueden solicitarla:
- Los otorgantes del documento.
- Los herederos declarados en el acta.
- Quienes acrediten un interés legítimo en su contenido.
Ese «interés legítimo» no es una fórmula vacía: hay que justificarlo ante el notario, que decide bajo su responsabilidad. Un acreedor del fallecido, por ejemplo, puede tenerlo; un vecino curioso, no.
Si te deniegan la copia y crees tener derecho a ella, la decisión del notario es recurrible ante la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.
Documentación que hay que llevar
- DNI, NIE o pasaporte en vigor del solicitante.
- Certificado de defunción del causante.
- Certificado de actos de última voluntad.
- Acreditación del parentesco o del interés legítimo: libro de familia, certificaciones de nacimiento o matrimonio, o la documentación que corresponda según el vínculo alegado.
Si no sabes en qué notaría se hizo
Es una situación frecuente cuando han pasado años o el trámite lo llevó otro familiar.
- Si hubo testamento, el certificado de últimas voluntades identifica al notario. Ese dato resuelve el problema.
- Si fue una declaración de herederos, hay que localizar el acta. El Colegio Notarial puede orientar sobre la localización del protocolo. En Andalucía, el Colegio tiene su sede en Sevilla.
- Si la notaría ya no existe, el protocolo lo custodia el notario sucesor en la plaza, y el Colegio indica quién es.
Documentos de más de 25 años
Los protocolos con más de veinticinco años de antigüedad se remiten al Archivo General de Protocolos del Colegio Notarial correspondiente. A partir de ahí, la copia se pide al Archivo y no a una notaría. Los documentos de más de cien años pasan a archivos históricos.
Si buscas un acta de los años ochenta o noventa, el sitio correcto es el Archivo General de Protocolos, no la notaría donde se firmó.
Copia autorizada o copia simple
- Copia autorizada: reproducción fehaciente con valor de documento público. Es la que necesitas para aceptar la herencia, inscribir bienes en el Registro de la Propiedad, tratar con bancos o liquidar impuestos.
- Copia simple: valor informativo, sin fuerza probatoria plena. Sirve para consultar el contenido, no para actuar con ella.
Pide siempre copia autorizada si vas a hacer algo con el documento. Y pide más de una: cada organismo suele quedarse la suya.
¿Se puede solicitar por correo?
Sí. Si no puedes desplazarte, cabe enviar la solicitud por correo, pero tu firma debe estar legitimada notarialmente: es decir, has de acudir a cualquier notaría cercana a que den fe de que la firma es tuya. Sin ese requisito la solicitud no se tramita, porque es lo único que garantiza que quien pide la copia es quien dice ser.
Cuánto cuesta
La expedición de copias está sujeta al arancel notarial, fijado por Real Decreto e idéntico en todas las notarías de España. El importe depende del número de folios y de copias. No es un servicio caro, pero sí conviene pedir de una vez las que vayas a necesitar para no repetir el trámite.
Preguntas frecuentes
¿La declaración de herederos y el testamento son lo mismo?
No, y son excluyentes. El testamento lo otorga la persona en vida; la declaración de herederos se tramita después del fallecimiento y solo cuando no hay testamento.
¿Puedo pedir copia si soy heredero pero no firmé el acta?
Sí. Los herederos declarados en el acta pueden solicitar copia acreditando su identidad y su condición.
¿Y si no soy familiar?
Solo si acreditas un interés legítimo en el contenido del documento. El protocolo es secreto y el notario valora esa justificación.
¿Dónde pido una copia de un acta de hace treinta años?
En el Archivo General de Protocolos del Colegio Notarial correspondiente: los protocolos de más de veinticinco años ya no están en la notaría.
¿Cuánto tarda una declaración de herederos?
Como mínimo veinte días hábiles desde el requerimiento, más el mes adicional si se publican anuncios.
¿Necesito el certificado de últimas voluntades aunque sepa que no hubo testamento?
Sí. Es el documento que acredita oficialmente esa ausencia, y sin él no puede iniciarse la declaración de herederos.
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¿Necesitas una copia o tramitar la declaración?
En Notaría en Sevilla podemos expedir copias de los documentos de nuestro protocolo, orientarte sobre dónde localizar un acta antigua y tramitar la declaración de herederos si aún está pendiente.